Jasmina Jansen

Die Herausforderung des Arbeitens ohne Ablenkung

Wir alle kennen das, mit Elan machen wir uns an die nächste Aufgabe – das Ziel klar vor Augen: abarbeiten – erledigen – fertig! 

Doch dann.. Kommt es anders.. Der Vorgang wird angefangen, unterbrochen, angefangen, unterbrochen, später weiter gemacht oder gar abgebrochen. 

Die Aufgaben bleibt unerledigt oder dauert länger als notwendig, der Schreibtisch quillt gefühlt über vor Aufgaben, der Stress wächst – ICH HABE SO VIEL ZU TUN! 

Die Netto-Analyse der einzelnen Aufgaben zeigt dann jedoch sehr häufig: es ist nicht so viel wie es sich anfühlt und alle Aufgaben sind machbar. Doch warum ist das so? 

 

Warum können wir in der heutigen Zeit kaum noch ungestört einen Vorgang beenden und wie kann ein ablenkungsfreies Arbeiten realisiert werden? 

 

Wer effektiv und effizient arbeiten möchte, der muss für ein störungsfreies Umfeld sorgen. 

Gar nicht so einfach in der heutigen Zeit, das Telefon klingelt, der Firmenchat ploppt auf, die Gruppenchats in Whatsapp sind aktiv und der Kollege möchte auch noch was. 

 

Was also tun? 

Im Rahmen unserer Coachings für Führungskräfte konnten wir 5 Punkte herausarbeiten, 

welche -bei strikter Einhaltung – 100% Erfolg versprechen. 

 

1. Benachrichtigungen aus 

Stellen Sie alle Benachrichtigungen, wie z.B. das Aufpoppen einer neuen E-Mail aus, den Ton von Whatsapp auf lautlos und treten Sie aus allen Gruppen/Firmenchats etc. aus. 

Alles was Töne von sich gibt oder aufpoppt wird rigoros abgestellt. 

 

2. Wenden Sie das LKW&Porsche Prinzip an 

Unterteilen Sie große, komplexe Aufgaben in kleinere Teilaufgaben, diese sind schneller zu erledigen und die Aufgaben erscheinen leichter zu bearbeiten. 

Stellen Sie sich eine Autobahn vor, große Aufgaben sind dabei ein LKW und kleine, schnelle Aufgaben der Porsche. 

Während eine kleine Aufgabe schnell wie ein Porsche auf der linken Spur vorbeizieht und erledigt ist, benötigt ein LKW etwas länger Zeit und ist langsamer. 

Unterteilen Sie die Aufgaben des LKWs daher in kleine Aufgaben und lassen Sie sie schnell werden wie ein Porsche! 

 

3. Open Door – ja gerne, aber nur mit Anmeldung 

Wie jetzt? Open Door oder doch eben nur mit Termin? 

Es gibt einen großen Unterschied zwischen „ich laufe mal eben beim Kollegen rein“ oder der kurzen Nachfrage via E-Mail „kann ich gleich mal kurz vorbeikommen“? 

Durch diese simple, vorherige Nachfrage wird dem Kollegen die Chance ermöglicht, einen Vorgang noch abzuschließen oder vor dem Besuch erst gar keinen mehr anzufangen. 

Die Person wird nicht aus einem aktiven Vorgang herausgerissen und kann selbstbestimmt entscheiden, wann eine Unterbrechung stattfindet. 

 

4. Sich nicht selbst ablenken 

Diese Regel ist quasi der „Endgegner“ unter allen Regeln. 

Denn wie soll man sich selbst davon abhalten, sich ständig abzulenken? 

Insbesondere bei Aufgaben, die uns schwerfallen oder langweiligen, fallen uns plötzlich tausend Dinge ein, die wir ja stattdessen machen könnten oder die ganz dringend genau jetzt erledigt werden müssen. Der eigentliche Vorgang wird unterbrochen oder gar nicht erst angefangen. 

Wie also durchbrechen wir diesen Teufelskreis? Die Antwort ist leider so leicht, wie auch schwer: Disziplin! 

Werden Sie sich jedes Mal wenn Sie sich selbst unterbrechen darüber bewusst. 

Sobald es Ihnen bewusst ist, können Sie aktiv dagegen steuern und sich selbst zurück „auf Spur“ bringen. 

 

5. 6 Points of the Day 

Erstellen Sie sich abends bevor Sie nach Hause gehen eine To-do Liste für den nächsten Tag. Schreiben Sie dabei ganz oben auf die Liste die „6 Points“. 

Dies sind die Aufgaben, die Sie am nächsten Tag auf jeden Fall erledigen möchten – und werden! 

Wenn Sie am nächsten Tag Ihre Arbeit aufnehmen – öffnen Sie nicht Outlook, surfen Sie nicht auf Newsseiten, lassen Sie alles sein – richten Sie Ihr Augenmerk auf diese 6 Punkte und erledigen Sie in einem durch. 

Sie werden sich wundern, wie stark Ihre Zufriedenheit und Produktivität ansteigt, wenn Sie konsequent diese 6 Punkte am Tag erledigen. 

 

Weitere hilfreiche Tipps liefert u.a. das Buch „Konzentriert arbeiten – Regeln für eine Welt voller Ablenkungen“ von Cal Newport.